MÓDULO 2 | AULA 3 Aspectos éticos no registro da Mpox com ênfase nos ambientes digitais
Documento e informação arquivística
Ambos são registrados em suporte material (papel, disco rígido do computador, pen drive etc.). São o resultado, a materialização do cumprimento da missão da organização/instituição produtora e/ou acumuladora de registros e informações. A esse tipo de documento ou informação adere-se o adjetivo orgânico, tornando-o diferente dos outros tipos de documentos e informações existentes nas instituições, pois ele possui organicidade, o que o torna o espelho da ação (atividade) realizada pelos profissionais.
O documento e a informação arquivística são prova documental do que foi executado na e pela instituição. Porém, para que o caráter probatório continue existindo, é preciso que se preserve sua autenticidade.
Aqui, utilizaremos como exemplos de documentos e informações arquivísticas os formulários utilizados no caso da notificação de Mpox:
- Ficha Individual de Notificação;
- Ficha de Investigação de Mpox.
As fichas de notificação armazenadas no e-SUS Sinan são consideradas documentos arquivísticos, pois são produzidas, ou, como geralmente se diz, são alimentadas (em ambiente digital) ou preenchidas (ficha em papel) na realização da principal atividade das instituições de saúde: atender aos indivíduos com problemas de saúde considerados casos suspeitos de Mpox.
No caso específico do nosso curso, a atividade decorrente é o registro de casos suspeitos de Mpox. Tais registros e informações são registradas no e-SUS Sinan, onde todos os dados armazenados deverão compor o conjunto de informações referentes à Mpox. Isso envolve um processo que vai da produção de documentos e informações até sua preservação pelo tempo que for necessário (não há como saber previamente, para isso é necessário um instrumento de avaliação de documentos chamado Tabela de Temporalidade de Avaliação de Documentos). Significa entender que existem regras específicas na gestão de documentos e informações arquivísticos que devem ser consideradas.
Esses documentos — no caso em exemplificação, as fichas de notificação — possuem características fundamentais que precisam ser mantidas enquanto existirem, sob pena de perderem sua principal função, o caráter probatório. Provar que uma atividade foi realizada como deveria, por quem estava autorizado a realizá-la.
Nosso exemplo centralizou-se na ficha de notificação de Mpox, mas lembre-se de que no caso do atendimento desse caso suspeito, outros documentos que comprovam a realização do atendimento também são gerados, seja pela ACS, técnica de enfermagem ou enfermeira, e deve-se ter o devido cuidado, desde sua produção até sua guarda.
A temporalidade dos documentos e informações arquivísticos é definida na fase da avaliação dos documentos, realizada para se definir sua destinação final. Temporalidade e destinação final são registradas em um instrumento chamado tabela de temporalidade.
As características fundamentais a serem mantidas durante a existência dos registros e informações são:
- Unicidade;
- Integridade;
- Autenticidade;
- Contexto da produção;
- Heterogeneidade do conteúdo;
- Multiplicidade de informações, que precisam ser mantidas sem alteração.
Entretanto, não só isso precisa ser mantido. No caso dos registros e informações em ambientes digitais ainda é preciso:
- Gerenciar o acesso, as alterações de qualquer tipo de formato;
- Reforçar a segurança e a preservação.
Além disso, há a necessidade de garantir o ciclo de vida de documentos. Caso não sejam considerados documentos permanentes, precisam ser eliminados de forma segura (para isso, minimamente é necessário uma tabela de temporalidade de documentos, uma comissão permanente de avaliação e destinação de documento). Ou seja, mediante o uso da tabela de temporalidade, essa ação arquivística deve ser registrada do mesmo modo que todas as ações que envolvem os registros e informações arquivísticos.
Ciclo de vida é o fluxo de existência de um documento arquivístico. Esse ciclo corresponde às fases pelas quais esse documento passa.
Cada uma dessas fases corresponde a um arquivo com o mesmo nome:
- Arquivo corrente: primeira idade ou fase documental.
- Arquivo intermediário: segunda idade ou fase documental.
- Arquivo permanente: terceira idade ou fase documental.
Para maior detalhamento sobre a gestão de documentos arquivísticos na área da saúde, recomendamos a leitura do texto A conformação da informação na Gestão de Documentos em Saúde (páginas 41 a 60) presente no livro Uma experiência de qualificação de trabalhadores do SUS: diagnóstico da Gestão de Documentos e informações em saúde do Piauí:
A ficha de notificação de Mpox é um formulário que contêm uma série de dados pessoais e dados pessoais sensíveis.
Os dados de saúde (produzidos durante os atendimentos no SUS) também são considerados dados sensíveis. Esses dados precisam ser preservados e conservados de modo a garantir a identidade de seus detentores. Para ficar mais nítida a preocupação que existe a esse respeito, vamos ver a legislação vigente, que dialoga diretamente com essa preocupação.
A Lei Geral de Proteção de dados em Saúde (LGPD), promulgada em 2018, define dado pessoal, dado pessoal sensível e dado anonimizado como:
Informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, ou seja, qualquer informação que permita identificar, direta ou indiretamente um indivíduo é considerada um dado pessoal. Exemplos: nome, RG, CPF, gênero, data e local de nascimento, número do telefone, endereço residencial, endereço eletrônico (e-mail), dados de localização via GPS, imagem fotográfica ou computacional etc.
Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural (ser humano vivo que pode assumir obrigações e ser titular de direitos).
Dado relativo a um indivíduo que não possa ser identificado, em razão ter passado por algum meio técnico de tratamento para garantir sua desvinculação, direta ou indireta, de uma pessoa, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento.
Para saber mais sobre nome social e identidade de gênero, acesse a cartilha desenvolvida pelo Ministério do Desenvolvimento Social e Agrário.
Para saber mais sobre dados sensíveis e anonimizados, acesse a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Conforme visto, há um fluxo de registro de caso suspeito da Mpox no Sistema de Informação em Saúde e também existe um fluxo para o registro de amostras biológicas no sistema Gerenciador de Ambiente Laboratorial (GAL). Em ambos os fluxos, os dados do paciente são registrados. Deve ser lembrado que o Prontuário Eletrônico do Cidadão (PEC/e-SUS AB), dependendo do caso, é o primeiro por meio do qual o paciente tem seus dados registrados.