MÓDULO 2 | AULA 3 Aspectos éticos no registro da Mpox com ênfase nos ambientes digitais
Arquivo
Para o conceito de arquivo, podemos destacar duas definições:
“Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação”
(Indolfo, 1993)
“Acervos compostos por informações orgânicas originais, contidas em documentos registrados em suportes que permitam a gravação eletrônica, mensurável pela sua ordem binária, bits (ordem binária refere-se a bits, ou seja, o conjunto de 0 e 1 conformam os documentos digitais); e produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica, decorrentes do desenvolvimento de suas atividades, sejam elas de caráter administrativo, técnico ou científico, independentemente de suas idades e valores intrínsecos. (Os documentos arquivísticos possuem valores que se manifestam a partir de sua produção. Desse modo, podem ser primários ou secundários.)”
(Lopes, 1996)
As duas definições se complementam e especificam a função dos registros e informações produzidos pela APS, independentemente de serem são digitais ou em papel. É necessário considerar que os registros e informações devem formar arquivos.
A partir dessas definições observa-se que um arquivo é o resultado de qualquer atividade realizada por um indivíduo ou uma instituição na realização de suas atividades. Em ambas as situações são produzidos registros e informações que se materializam e, tradicionalmente, são chamados de documentos, devendo formar um arquivo.
Um arquivo físico ou digital funciona como um depósito dos registros e informações produzidas pelas atividades assistenciais e administrativas na APS (local específico onde deve ocorrer a guarda e a preservação). A formação do arquivo ocorre por um processo de acumulação natural que se vincula à organicidade — “qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora e/ou acumuladora de registros e informações em suas relações internas e externas” (Camargo; Bellotto,1996).
Porém, para que registros e informações mantenham suas especificidades, ou seja, que continuem servindo de prova das atividades realizadas, eles precisam ser gerenciados de modo particular (modo específico, vinculado à especificidade dos registros. Por serem arquivísticos precisam ser gerenciados como tal).
Quando se fala de sua gestão fala-se do processo que vai da produção e/ou acumulação até a preservação. Referimo-nos aqui ao ciclo de vida dos documentos de arquivo. Eles são criados no momento da realização de uma atividade, como o preenchimento da ficha de notificação de Mpox. No entanto, ele pode também ser recebido para realização de uma demanda, uma solicitação de medicamentos na farmácia e, devido à importância (valor) da informação, esta poderá ser eliminada ou preservada.
Um arquivo não é um museu nem uma biblioteca e isso se deve à natureza e à função dos registros e informações em cada um desses lugares. No arquivo, os registros precisam ter seu contexto de produção preservado (porque, para que e por quem foi produzido) para que cumpra seu valor de prova — principal função dos registros e informações arquivísticos. Em bibliotecas e museus não é necessário haver tal preocupação, pois a função de seus registros é outra.